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Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?

Valmet Tissue Converting S.p.A., con sede in 55100 Lucca (LU), Via Giovanni Diodati 50, (di seguito anche Il Titolare), in qualità di titolare del trattamento, si preoccupa della riservatezza dei tuoi dati personali e di garantire ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione. Il Titolare mette in pratica al fine policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali

Il Titolare ha nominato un responsabile della protezione dei dati o data protection officer (RPD o DPO) che puoi contattare se hai domande sulle policy e le prassi adottate. Puoi contattare il RPD/DPO agli indirizzi e ai recapiti che seguono: dpo.ti.luc@valmet.com 

Come e perché Il Titolare raccoglie e tratta i tuoi dati personali?

Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che ti riguardano, quali:

• nome, cognome
• e-mail
• numero di telefono
• numero di fax
• indirizzo
• ruolo in azienda
• lingua
• immagini/video

Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate per:

1) la gestione della trattativa precontrattuale, del rapporto contrattuale e i conseguenti adempimenti anche normativi

I tuoi dati personali sono raccolti anche presso terzi quali, a titolo esemplificativo:

-altri titolari del trattamento es. aziende appartenenti al gruppo.

I dati personali che il Titolare tratta per tale finalità sono, tra gli altri:

-nome, cognome, e-mail, numero di telefono, numero di fax, indirizzo, ruolo in azienda, lingua

2) per la comunicazione a terzi e destinatari

I tuoi dati non saranno comunicati a terzi/destinatari per loro finalità autonome a meno che:

1. tu ne dia autorizzazione;
2. sia necessario per l’adempimento degli obblighi dipendenti dal contratto e da norme di legge che lo disciplinano (es. per la difesa dei tuoi diritti, per la denuncia alle autorità di controllo, etc.).

3) per l’attività di marketing diretto avente ad oggetto i servizi del Titolare

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per proporti prodotti ulteriori rispetto a quelli che hai acquistato, o anche migliorati o più confacenti alla tua necessità e per inviarti materiale pubblicitario. Il trattamento dei tuoi dati (quali nome, cognome, e-mail,) può avvenire tramite posta elettronica.
Il trattamento in questione può essere svolto sulla base di un legittimo interesse del Titolare (c.d. soft spam). È fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare scrivendo al Titolare all’indirizzo privacy.ti.luc@valmet.com

4) la comunicazione dei dati alle società del gruppo cui appartiene il Titolare per attività di marketing in via autonoma  

La comunicazione dei tuoi dati (nome, cognome, indirizzo e-mail, ruolo in azienda) avviene per attività di marketing proprie delle società del gruppo a cui appartiene il titolare. Il trattamento in questione può essere svolto sulla base di un legittimo interesse del Titolare. È fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare scrivendo al Titolare all’indirizzo privacy.ti.luc@valmet.com

5) per finalità di sicurezza informatica

Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?

Il Titolare, se non fornisci i tuoi dati personali, non potrà dar seguito ai trattamenti legati alla trattativa precontrattuale, alla gestione del contratto e dei servizi ad esso collegati né agli adempimenti che da essi dipendono. Il Titolare ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il tuo diritto alla riservatezza, come quelli che:

• permettono di prevenire incidenti informatici e la notificazione all’autorità di controllo o la comunicazione agli utenti, se necessarie, della violazione dei dati personali;
• permettono la comunicazione a terzi/destinatari per attività legate alla gestione del contratto.

Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?

Come 

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano. I dati appartenenti a categorie particolari sono trattati separatamente dagli altri anche mediante metodi di pseudonimizzazione o di aggregazione che non permettano di identificarti in modo agevole.

Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.  Il Titolare garantisce che i dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti non saranno utilizzati salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene.

Dove

I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello spazio economico europeo. I tuoi dati personali possono essere anche conservati nei seguenti Paesi extra UE - con piena assicurazione delle garanzie previste dalla normativa europea. Per maggiori dettagli sulle garanzie adottate dal Titolare, si rimanda al paragrafo “Trasferimento dati extra-UE” della presente informativa.

Quanto tempo

I tuoi dati personali vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto che hai stipulato con il Titolare e per gli adempimenti, anche di legge, che ne conseguono.

In particolare:

Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei tuoi dati personali, il Titolare avrà cura di cancellarli o di renderli in forma anonima.

I dati personali trattati dal Titolare per le finalità di marketing saranno conservati per 24 mesi dal termine del contratto instaurato salvo opposizione al trattamento. È fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare.

Trasferimento dati extra-UE

Il Titolare può trasferire i tuoi dati personali all’estero (paesi extra UE) ed in particolare:

Turchia, Messico (Agenti/consulenti alla vendita) - ex art. 49 lett.b) “il trasferimento sia necessario all’esecuzione di un contratto concluso tra l’interessato e il titolare del trattamento ovvero all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su istanza dell’interessato”. 

Israele, Corea del Sud (Agenti) - Decisione di adeguatezza della Commissione Europea sulla adeguata protezione dei dati personali da parte dello stato d’Israele e della Corea del Sud. 

Cina, Brasile, USA (Sister Companies) - Predisposizione di clausole contrattuali standard finalizzate ad assicurare garanzie adeguate, anche per quanto riguarda i diritti degli interessati relativamente al trasferimento extra UE dei dati personali. 

Giappone (Sister Company) - Decisione di adeguatezza UE-Giappone. 

Il trasferimento può, altresì, realizzarsi nei confronti di consulenti, single dealer ex art. 49 lett. c) “il trasferimento sia necessario per la conclusione o l'esecuzione di un contratto stipulato tra il titolare del trattamento e un'altra persona fisica o giuridica a favore dell'interessato”. Per i dati personali dell’interessato trattati da fornitori e/o subfornitori con sede in paesi extra UE il Titolare del trattamento mette in atto tutte le garanzie adeguate, previste da normativa, a presidio dei dati. 

Quali sono i tuoi diritti?

In sostanza tu, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua richiesta, puoi;

• ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare;
• accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
• revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
• aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
• cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup del Titolare nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
• limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
• ottenere i tuoi dati personali, se ricevuti e/o comunque trattati dal Titolare con il tuo consenso e/o se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, ti informerà e ti metterà al corrente dei motivi della proroga.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta devi rivolgerti al Titolare all’indirizzo privacy.ti.luc@valmet.com

Come e quando puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali?

Per motivi relativi alla tua situazione particolare, puoi opporti in ogni momento al trattamento dei tuoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse o se riguarda i trattamenti di dati personali il cui conferimento è sottoposto al tuo consenso, inviando la tua richiesta al Titolare all’indirizzo privacy.ti.luc@valmet.com

Tu hai diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla tua richiesta, e comunque nel caso in cui tu ti sia opposto al trattamento.

A chi puoi proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, tu puoi presentare un reclamo all’autorità di controllo competente ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri in Italia, dove hai la tua residenza abituale o lavori o se diverso nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del Regolamento (UE) 2016/679.

Ogni aggiornamento della presente informativa ti sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto ti sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei tuoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa prima di procedervi e in tempo per prestare il tuo consenso se necessario.